Scheda di dettaglio

Operatore segretariale

Livello EQF 3
Settore Economico Professionale SEP 24 - Area comune
Area di Attività ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienza
Processo Affari generali, segreteria e facilities management
Sequenza di processo Organizzazione e conduzione delle attività di segreteria
Descrizione sintetica L’operatore segretariale è in grado di organizzare e gestire attività di segreteria nei diversi aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici, valutando e gestendo le priorità e le esigenze espresse. In particolare, cura i flussi comunicativi in entrata e in uscita, l'agenda delle funzioni direttive di riferimento, il disbrigo delle pratiche burocratiche, l'organizzazione di riunioni e trasferte di lavoro, le attività di accoglienza e corrispondenza. L'ampiezza delle sue mansioni varia in relazione alle dimensioni dell'organizzazione e alla presenza di altre figure amministrative.
Referenziazione ATECO 2007 N.82.11.01 - Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
N.82.19.09 - Servizi di fotocopiatura, preparazione di documenti e altre attività di supporto specializzate per le funzioni d'ufficio
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria
Scheda qualificazione PDF

Elenco Unità di Competenza (UC)

Codice 3067
Risultato formativo atteso Attivita' di comunicazione e corrispondenza gestite in maniera efficace
Oggetto di osservazione Le operazioni di cura delle attivita' di comunicazione e corrispondenza
Indicatori Efficace gestione delle attivita' di corrispondenza; corretto utilizzo delle apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne e delle applicazioni informatiche
Livello EQF 3
Abilità
  • Applicare tecniche di comunicazione efficace
  • Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
  • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
  • Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
  • Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
  • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
  • Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
  • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
  • Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
  • Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
  • Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
Conoscenze
  • Tecniche di comunicazione efficace
  • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
  • Funzionalità e caratteristiche del centralino
  • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)
  • Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
  • Tecniche di archiviazione dei materiali
  • Struttura e criteri di redazione di testi
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria
-> 4.1.1.3.0 - Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
-> 4.1.2.3.0 - Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
-> 4.4.1.3.0 - Addetti allo smistamento e al recapito della posta
Durata minima 50
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 50
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 20
Codice 3083
Risultato formativo atteso Attivita' di segreteria gestita in maniera efficace
Oggetto di osservazione Le operazioni di disbrigo delle attivita' di segreteria
Indicatori Efficace gestione dei documenti in entrata ed uscita; corretto utilizzo delle apparecchiature d'ufficio
Livello EQF 3
Abilità
  • Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
  • Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
  • Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)
  • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
  • Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
  • Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
  • Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Conoscenze
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
  • Tecniche di pianificazione
  • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
  • Tecniche di time management
  • Tecniche di scheduling
  • Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria
-> 4.1.1.2.0 - Addetti agli affari generali
Durata minima 50
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 50
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 20
Codice 3084
Risultato formativo atteso Attività di ufficio gestita in maniera efficace
Oggetto di osservazione Le operazioni di cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio
Indicatori corretta gestione delle attività di archiviazione e tracciabilità di documenti e informazioni, corretto utilizzo delle risorse informatiche
Livello EQF 3
Abilità
  • Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
  • Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
  • Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Conoscenze
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Modulistica di tipo bancario e assicurativo
  • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
  • Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
  • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria
-> 4.1.1.2.0 - Addetti agli affari generali
-> 4.1.1.3.0 - Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
-> 4.1.2.1.0 - Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
-> 4.1.2.3.0 - Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
-> 4.3.2.1.0 - Addetti alla contabilità
-> 4.4.1.3.0 - Addetti allo smistamento e al recapito della posta
Durata minima 50
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 50
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 20
Standard Formativo

Operatore segretariale

Livello EQF 3
Durata minima complessiva del percorso (ore) 200
Requisiti minimi di ingresso dei partecipanti Possesso di titolo attestante l'assolvimento dell'obbligo di istruzione. I prosciolti da tale obbligo e i maggiori di anni 16 possono accedere al corso previo accertamento del possesso delle competenze connesse all’obbligo di istruzione, fatto salvo quanto disposto alla voce "Gestione dei crediti formativi". Per quanto riguarda coloro che hanno conseguito un titolo di studio all’estero occorre presentare una dichiarazione di valore o un documento equipollente/corrispondente che attesti il livello del titolo medesimo. Per i cittadini stranieri è inoltre necessario il possesso di un attestato, riconosciuto a livello nazionale e internazionale, di conoscenza della lingua italiana ad un livello non inferiore all’A2 del QCER. In alternativa, tale conoscenza deve essere verificata attraverso un test di ingresso da conservare agli atti del soggetto formatore. Sono dispensati dalla presentazione dell’attestato i cittadini stranieri che abbiano conseguito il diploma di scuola secondaria di primo grado o superiore presso un istituto scolastico appartenente al sistema italiano di istruzione. Tutti i requisiti devono essere posseduti e documentati dal corsista al soggetto formatore entro l'inizio delle attivita'. Non e' ammessa alcuna deroga
Grado minimo d'istruzione previsto Licenza media
Età minima prevista 18 anni
Requisiti minimi didattici comuni a tutte le UF/segmenti Formazione d'aula specifica e formazione tecnica mediante attività pratiche/ laboratoriali
Requisiti minimi di risorse professionali e strumentali Docenti qualificati in possesso di un titolo di studio adeguato all’attività formativa da realizzare, provenienti per almeno il 50% dal mondo del lavoro. Per i docenti provenienti dal mondo del lavoro e per quelli impegnati unicamente in attività formative di natura pratica/laboratoriale, il requisito del titolo di studio può essere sostituito da una documentata esperienza professionale e/o di insegnamento almeno triennale strettamente attinente l’attività formativa da realizzare. I tutor di stage / tirocinio devono possedere titolo di studio adeguato all’attività formativa da realizzare e, nello specifico, una documentata esperienza professionale almeno triennale nel settore di riferimento
Requisiti minimi di valutazione e di attestazione degli apprendimenti Prevedere verifiche periodiche di apprendimento a conclusione di ogni UF. 2. Condizione minima di ammissione all'esame finale è la frequenza di almeno l'80% delle ore complessive del percorso formativo. 3. Esame finale pubblico in conformità alle disposizioni regionali vigenti. La valutazione finale ha lo scopo di verificare l'acquisizione delle competenze previste dal corso. 4. Certificazione rilasciata al termine del percorso: "Certificazione di qualifica professionale" per "Operatore segretariale"
Gestione dei crediti formativi E' ammesso il riconoscimento dei crediti formativi (di ammissione e di frequenza) in conformità alle disposizioni previste dalla normativa regionale vigente, salvo quanto altrimenti disposto
Eventuali ulteriori indicazioni
Codice ISCED-F 2013 0415 Secretarial and office work
Durata minima complessiva del percorso (ore) 200
Durata minima di aula (ore) 100
Durata minima laboratorio (ore) -
Durata minima delle attività di aula e laboratorio rivolte alle KC (ore) 20
Durata massima DAD aula 140
Durata massima FAD aula 80
Durata minima tirocinio in impresa (ore) -
Durata minima stage + Laboratorio (ore) 60
Scheda standard formativo PDF
Annualità
Anno Ore Esame Intermedio
1° Anno200NO

Elenco Unità Formative (UF)

Codice 533
Livello EQF 3
Denominazione UC correlata Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza (3067)
Risultato formativo atteso Attivita' di comunicazione e corrispondenza gestite in maniera efficace
Abilità
  • Applicare tecniche di comunicazione efficace
  • Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
  • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
  • Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
  • Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
  • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
  • Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
  • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
  • Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
  • Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
  • Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
Conoscenze
  • Tecniche di comunicazione efficace
  • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
  • Funzionalità e caratteristiche del centralino
  • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)
  • Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
  • Tecniche di archiviazione dei materiali
  • Struttura e criteri di redazione di testi
Durata minima 50
Durata massima DAD 50
Durata massima FaD 20
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 50
Codice 534
Livello EQF 3
Denominazione UC correlata Cura delle funzioni di segreteria (3083)
Risultato formativo atteso Attivita' di segreteria gestita in maniera efficace
Abilità
  • Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
  • Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
  • Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)
  • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
  • Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
  • Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
  • Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Conoscenze
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
  • Tecniche di pianificazione
  • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
  • Tecniche di time management
  • Tecniche di scheduling
  • Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze
Durata minima 50
Durata massima DAD 50
Durata massima FaD 20
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 50
Codice 535
Livello EQF 3
Denominazione UC correlata Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio (3084)
Risultato formativo atteso Attività di ufficio gestita in maniera efficace
Abilità
  • Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
  • Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
  • Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Conoscenze
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Modulistica di tipo bancario e assicurativo
  • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
  • Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
  • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
Durata minima 50
Durata massima DAD 50
Durata massima FaD 20
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 50