Scheda di dettaglio

Segretario-Coordinatore amministrativo _

Livello EQF 5
Settore Economico Professionale SEP 24 - Area comune
Area di Attività ADA.24.02.03 - Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabili
ADA.24.01.02 - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali
Processo Affari generali, segreteria e facilities management
Amministrazione, finanza e controllo di gestione
Sequenza di processo Gestione degli affari legali e generali
Gestione strategica delle attività economico-finanziarie e fiscali
Descrizione sintetica Il Segretario amministrativo è una figura di interfaccia tra gli organi direttivi e le aree amministrativo-contabili di un’azienda pubblica o privata. Fornisce supporto ai servizi amministrativi di livello elevato, collaborando con la direzione e le altre funzioni aziendali nelle attività di gestione e coordinamento dei servizi generali: risorse umane, ufficio legale e affari generali, acquisti e logistica. Redige relazioni e verbali contenenti le delibere degli organi decisionali; collabora alla redazione degli atti necessari per l’acquisto di servizi e forniture e supporta gli uffici amministrativi e contabili nelle attività utili alla redazione del bilancio d’esercizio. Cura la gestione dei rapporti esterni con soggetti ed Enti, pubblici e privati, relativi a questioni di ambito amministrativo. Data la trasversalità delle sue mansioni, questo profilo professionale può operare nelle aree amministrative sia di aziende pubbliche che private di qualsiasi settore economico, come anche in studi legali o di consulenza amministrativa-contabile.
Referenziazione ATECO 2007 M.69.20.13 - Servizi forniti da revisori contabili, periti, consulenti ed altri soggetti che svolgono attività in materia di amministrazione, contabilità e tributi
M.69.20.14 - Attività svolta dai Centri di assistenza fiscale (Caf)
M.69.20.15 - Gestione ed amministrazione del personale per conto terzi
M.70.22.09 - Altre attività di consulenza imprenditoriale e altra consulenza amministrativo-gestionale e pianificazione aziendale
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 2.5.1.4.1 - Specialisti in contabilità
-> 3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Scheda qualificazione PDF

Elenco Unità di Competenza (UC)

Codice 3432
Risultato formativo atteso Coordinamento organizzativo aziendale presidiato.
Oggetto di osservazione Capacità di convocare gli organi societari competenti in una riunione e di predisporre il relativo ordine del giorno.
Indicatori Presidio delle attività e degli strumenti predisposti per la convocazione di una riunione degli organi societari; controllo dei flussi comunicativi verbali e scritti; osservanza delle norme civilistiche e dello statuto aziendale; redazione delibere e verbale.
Livello EQF 5
Abilità
  • Gestire l’interfaccia utente dei sistemi digitali (rete aziendale, drive, cloud, …) per la condivisione di dati e documenti tra i reparti aziendali
  • Gestire le comunicazioni esterne con diverse tipologie di interlocutori (Enti pubblici e privati, clienti, fornitori, consulenti, ecc..)
  • Gestire le banche dati aziendali di contatti esterni all’azienda (fornitori, collaboratori, consulenti, etc..)
  • Predisporre e trasmettere gli ordini di servizio per l'affidamento al personale interno di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione
  • Assistere la direzione nella redazione di verbali, atti formali, delibere e circolari informative, provvedendo alla trasmissione agli interessati
  • Organizzare riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative interne
Conoscenze
  • Tecniche di time management
  • Modello organizzativo aziendale: funzioni, ruoli e responsabilità
  • Direttive, delibere, regolamenti, procedure ed ordini di servizio aziendali
  • Linee etiche aziendali
  • Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda di lavoro
  • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
  • Documentazione aziendale interna (report, verbali, ordini di lavoro, circolari, ecc..)
  • Tecniche di verbalizzazione
  • Tecniche di gestione banche dati aziendali
  • Applicativi gestionali: caratteristiche e funzionalità
  • Tecniche e strumenti per la gestione delle relazioni e comunicazioni scritte e verbali interne ed esterne all'azienda
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Durata minima 90
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 30
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 15
Codice 3433
Risultato formativo atteso Utilizzo delle procedure idonee e degli elementi normativi necessari per strutturare una richiesta di offerta di fornitura.
Oggetto di osservazione Capacità di analizzare e valutare un set di offerte di fornitura sulla base di una griglia di valutazione.
Indicatori Individuazione della migliore offerta; analisi delle credenziali dei fornitori; presidio dei servizi di fornitura coerenti con le modalità richieste (tempistica, quantità e qualità).
Livello EQF 5
Abilità
  • Acquisire la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all'avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)
  • Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell'albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)
  • Verificare l’avvenuta pubblicazione degli atti di gara sul portale aziendale
  • Raccogliere la documentazione pervenuta, accertandosi della correttezza delle modalità di invio e della completezza dei dati/documenti richiesti
  • Supportare la commissione nelle procedure di valutazione delle offerte (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell'offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)
  • Supportare gli uffici/strutture competenti nella predisposizione della documentazione/disciplinare di gara
  • Coordinarsi con gli uffici di competenza per la stesura dei contratti di fornitura, accertandosi della regolarità formale e contenutistica (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)
Conoscenze
  • Elementi di budgeting
  • Norme in materia di appalti e forniture
  • Tecniche di negoziazione delle offerte
  • Gestione Banche dati e albo fornitori (cartacea e digitale)
  • Strumenti e tool informatici per la predisposizione e pubblicazione dei documenti di fornitura
  • Documentazione di gara: tipologie e procedure di redazione
  • Tecniche per la verifica dei requisiti dei fornitori e di valutazione delle offerte
  • Tipologie di procedure aziendali relative all'acquisto di beni e servizi (aperta, negoziata, ristretta, ecc..)
  • Contrattualistica aziendale: procedure di redazione e stipula
  • Normativa in materia di tutela fiscale, contrattuale, societaria, etc..
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Durata minima 90
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 30
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 15
Codice 3434
Risultato formativo atteso Effettuazione delle scritture di assestamento per la redazione del bilancio d’esercizio.
Oggetto di osservazione Capacità di individuare la tipologia di scritture di assestamento da porre in essere per determinare la corretta competenza in bilancio al 31 dicembre.
Indicatori Imputazione di costi e ricavi di competenza; rispetto delle scadenze; chiusura di bilancio coerente con la tenuta contabile aziendale; rilevazione anomalie di dati e/o calcoli.
Livello EQF 5
Abilità
  • Utilizzare software contabilità
  • Raccogliere la documentazione tra i reparti amministrativi e contabili, utili alla redazione del bilancio d’esercizio e trasmetterla agli uffici competenti
  • Collaborare all’analisi integrata dei dati per valutare la correttezza della tenuta contabile aziendale
  • Individuare eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati
  • Collaborare alla redazione del bilancio d’esercizio, predisponendo le tabelle delle voci di costo ed altri dati, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali
  • Curare l'archiviazione (digitale e cartacea) di pratiche di natura amministrativa e societaria
  • Gestire i rapporti con Enti e soggetti esterni (es. consulenti, Agenzia delle Entrate, Istituti previdenziali, ecc.) per la trasmissione di tutti i dati amministrativi connessi all’attività ordinaria aziendale
  • Utilizzare documenti e sistemi di reportistica aziendale per la comunicazione dei dati agli organi direttivi
Conoscenze
  • Sistemi di reportistica aziendale
  • Tecniche di gestione e conduzione dei gruppi
  • Elementi di diritto civile
  • Metodologie e strumenti di contabilita' generale e analitica
  • Elementi di Bilancio civilistico
  • Elementi di Bilancio consolidato
  • Le scritture di assestamento (principio di competenza economica; scritture di completamento; scritture di integrazione; scritture di rettifica; scritture di ammortamento)
  • Indici e riclassificazioni
  • Applicativo gestionale e contabile aziendale
  • Normativa civilistica e fiscale, nazionale ed europea, in tema di tenuta contabile e di bilancio d'esercizio
  • Adempimenti fiscali
  • Il metodo della partita doppia: scritture, strumenti ed applicazioni
  • Caratteristiche e funzionalità degli applicativi amministrativi e contabili
  • Procedure e strumenti di archiviazione digitale
Referenziazione ISTAT CP2011 -> 2.5.1.4.1 - Specialisti in contabilità
Durata minima 90
Durata massima DAD (minore o uguale alla Durata minima) 30
Durata massima FAD (minore o uguale alla Durata minima) 15
Standard Formativo

Segretario-Coordinatore amministrativo

Livello EQF 5
Durata minima complessiva del percorso (ore) 300
Requisiti minimi di ingresso dei partecipanti Possesso di titolo di studio / qualifica professionale attestante il raggiungimento di un livello di apprendimento pari almeno a EQF 4, acquisito nell'ambito degli ordinamenti di istruzione o nella formazione professionale, fatto salvo quanto disposto alla voce "Gestione dei crediti formativi". Per i cittadini stranieri è inoltre necessario il possesso di un attestato, riconosciuto a livello nazionale e internazionale, di conoscenza della lingua italiana ad un livello non inferiore al B1 del QCER. In alternativa, tale conoscenza deve essere verificata attraverso un test di ingresso da conservare agli atti del soggetto formatore. Sono dispensati dalla presentazione dell’attestato i cittadini stranieri che abbiano conseguito il diploma di scuola secondaria superiore presso un istituto scolastico appartenente al sistema italiano di istruzione.
Grado minimo d'istruzione previsto Diploma
Età minima prevista 18 anni
Requisiti minimi didattici comuni a tutte le UF/segmenti Formazione d'aula specifica e formazione tecnica mediante attività pratiche/ laboratoriali.
Requisiti minimi di risorse professionali e strumentali Docenti qualificati, provenienti per almeno il 50% dal mondo del lavoro. I docenti devono possedere un titolo di studio adeguato all’attività formativa da realizzare e una documentata esperienza professionale e/o di insegnamento, almeno triennale, nel settore di riferimento. Per i docenti impegnati unicamente in attività formative di natura pratica/laboratoriale, i predetti requisiti si riducono al possesso della sola documentata esperienza professionale e/o di insegnamento almeno triennale strettamente attinente l’attività formativa da realizzare. I tutor di stage / tirocinio devono possedere titolo di studio adeguato all’attività formativa da realizzare e, nello specifico, una documentata esperienza professionale almeno triennale nel settore di riferimento.
Requisiti minimi di valutazione e di attestazione degli apprendimenti Prevedere verifiche periodiche di apprendimento a conclusione di ogni UF. Condizione minima di ammissione all'esame finale è la frequenza di almeno l'80% delle ore complessive del percorso formativo. Esame finale pubblico in conformità alle disposizioni regionali vigenti. La valutazione finale ha lo scopo di verificare l'acquisizione delle competenze previste dal corso. Certificazione rilasciata al termine del percorso: "Certificazione di qualifica professionale" per "Segretario-Coordinatore amministrativo"
Gestione dei crediti formativi
Eventuali ulteriori indicazioni
Codice ISCED-F 2013 0413 Management and administration
Durata minima complessiva del percorso (ore) 300
Durata minima di aula (ore) 210
Durata minima laboratorio (ore) -
Durata minima delle attività di aula e laboratorio rivolte alle KC (ore) 20
Durata massima DAD aula 210
Durata massima FAD aula 84
Durata minima tirocinio in impresa (ore) -
Durata minima stage + Laboratorio (ore) 90
Scheda standard formativo PDF
Annualità
Anno Ore Esame Intermedio
1° Anno300NO

Elenco Unità Formative (UF)

Codice 2081
Livello EQF 5
Denominazione UC correlata Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni (3432)
Risultato formativo atteso Coordinamento organizzativo aziendale presidiato.
Abilità
  • Gestire l’interfaccia utente dei sistemi digitali (rete aziendale, drive, cloud, …) per la condivisione di dati e documenti tra i reparti aziendali
  • Gestire le comunicazioni esterne con diverse tipologie di interlocutori (Enti pubblici e privati, clienti, fornitori, consulenti, ecc..)
  • Gestire le banche dati aziendali di contatti esterni all’azienda (fornitori, collaboratori, consulenti, etc..)
  • Predisporre e trasmettere gli ordini di servizio per l'affidamento al personale interno di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione
  • Assistere la direzione nella redazione di verbali, atti formali, delibere e circolari informative, provvedendo alla trasmissione agli interessati
  • Organizzare riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative interne
Conoscenze
  • Tecniche di time management
  • Modello organizzativo aziendale: funzioni, ruoli e responsabilità
  • Direttive, delibere, regolamenti, procedure ed ordini di servizio aziendali
  • Linee etiche aziendali
  • Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda di lavoro
  • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
  • Documentazione aziendale interna (report, verbali, ordini di lavoro, circolari, ecc..)
  • Tecniche di verbalizzazione
  • Tecniche di gestione banche dati aziendali
  • Applicativi gestionali: caratteristiche e funzionalità
  • Tecniche e strumenti per la gestione delle relazioni e comunicazioni scritte e verbali interne ed esterne all'azienda
Durata minima 30
Durata massima DAD 30
Durata massima FaD 12
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 30
Codice 2082
Livello EQF 5
Denominazione UC correlata Collaborazione nella stesura di bandi di gara d’appalto per l’acquisizione di forniture (3433)
Risultato formativo atteso Utilizzo delle procedure idonee e degli elementi normativi necessari per strutturare una richiesta di offerta di fornitura.
Abilità
  • Acquisire la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all'avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)
  • Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell'albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)
  • Verificare l’avvenuta pubblicazione degli atti di gara sul portale aziendale
  • Raccogliere la documentazione pervenuta, accertandosi della correttezza delle modalità di invio e della completezza dei dati/documenti richiesti
  • Supportare la commissione nelle procedure di valutazione delle offerte (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell'offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)
  • Supportare gli uffici/strutture competenti nella predisposizione della documentazione/disciplinare di gara
  • Coordinarsi con gli uffici di competenza per la stesura dei contratti di fornitura, accertandosi della regolarità formale e contenutistica (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)
Conoscenze
  • Elementi di budgeting
  • Norme in materia di appalti e forniture
  • Tecniche di negoziazione delle offerte
  • Gestione Banche dati e albo fornitori (cartacea e digitale)
  • Strumenti e tool informatici per la predisposizione e pubblicazione dei documenti di fornitura
  • Documentazione di gara: tipologie e procedure di redazione
  • Tecniche per la verifica dei requisiti dei fornitori e di valutazione delle offerte
  • Tipologie di procedure aziendali relative all'acquisto di beni e servizi (aperta, negoziata, ristretta, ecc..)
  • Contrattualistica aziendale: procedure di redazione e stipula
  • Normativa in materia di tutela fiscale, contrattuale, societaria, etc..
Durata minima 30
Durata massima DAD 30
Durata massima FaD 12
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 30
Codice 2083
Livello EQF 5
Denominazione UC correlata Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d’esercizio (3434)
Risultato formativo atteso Effettuazione delle scritture di assestamento per la redazione del bilancio d’esercizio.
Abilità
  • Utilizzare software contabilità
  • Raccogliere la documentazione tra i reparti amministrativi e contabili, utili alla redazione del bilancio d’esercizio e trasmetterla agli uffici competenti
  • Collaborare all’analisi integrata dei dati per valutare la correttezza della tenuta contabile aziendale
  • Individuare eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati
  • Collaborare alla redazione del bilancio d’esercizio, predisponendo le tabelle delle voci di costo ed altri dati, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali
  • Curare l'archiviazione (digitale e cartacea) di pratiche di natura amministrativa e societaria
  • Gestire i rapporti con Enti e soggetti esterni (es. consulenti, Agenzia delle Entrate, Istituti previdenziali, ecc.) per la trasmissione di tutti i dati amministrativi connessi all’attività ordinaria aziendale
  • Utilizzare documenti e sistemi di reportistica aziendale per la comunicazione dei dati agli organi direttivi
Conoscenze
  • Sistemi di reportistica aziendale
  • Tecniche di gestione e conduzione dei gruppi
  • Elementi di diritto civile
  • Metodologie e strumenti di contabilita' generale e analitica
  • Elementi di Bilancio civilistico
  • Elementi di Bilancio consolidato
  • Le scritture di assestamento (principio di competenza economica; scritture di completamento; scritture di integrazione; scritture di rettifica; scritture di ammortamento)
  • Indici e riclassificazioni
  • Applicativo gestionale e contabile aziendale
  • Normativa civilistica e fiscale, nazionale ed europea, in tema di tenuta contabile e di bilancio d'esercizio
  • Adempimenti fiscali
  • Il metodo della partita doppia: scritture, strumenti ed applicazioni
  • Caratteristiche e funzionalità degli applicativi amministrativi e contabili
  • Procedure e strumenti di archiviazione digitale
Durata minima 30
Durata massima DAD 30
Durata massima FaD 12
Durata minima ora laboratorio 0
Durata massima ora laboratorio 30